HQ4Word is een Microsoft Office addin met alle functies om het werken met documenten nog plezieriger en makkelijker te maken. Om u een idee te geven wat we hiermee bedoelen hebben we alvast de belangrijkste functionaliteiten op een rij gezet:
Selecteer het gewenste sjabloon uit het selectie menu onder de knop met het beeldmerk van uw huisstijl. Er kunnen meerdere groepen van sjablonen worden aangemaakt. Dus naast de algemene huisstijlsjablonen ook een groep voor formulieren of afdeling specifieke sjablonen zoals die van de HR afdeling.
Vul alle gegevens velden in om het sjabloon te vullen. Zoe hoeven gebruikers niet in het sjabloon op de juiste invulvelden klikken en blijft alle informatie op zijn plek.
Niet ingevulde gegevens worden automatisch verborgen zodat het document strak en compact blijft.
Optimaliseer uw communicatie door het gebruik van tekstblokken.
Tekstblokken kunnen alle elementen die in Microsoft Word gebruikt worden bevatten zoals opgemaakte tekst, afbeeldingen, tabellen etc.
Ook kunnen huisstijlvormen gebruikt worden die in combinatie met de afbeeldingsbibliotheek opgevuld kunnen worden.
Gebruikers die ook de tekstblokken mogen beheren krijgen een extra functionaliteit toegewezen om tekstblok documenten op te kunnen slaan.
Bij bedrijven bestaat steeds meer behoefte om specifieke afbeeldingen in te kunnen voegen van de juiste kwaliteit. Afhankelijk van het type document of het doel waar u een afbeelding voor wilt gebruiken kunt u in de oplossing specifieke groepen definiëren en toewijzen. Hierdoor komt de gebruiker automatisch op de juiste plek in de bibliotheek uit na als er op de afbeelding invoegen knop geklikt wordt.
Ook is het mogelijk om speciale gebieden aan te wijzen waar geen afbeelding ingevoegd mag worden als hier bijvoorbeeld alleen een opvul kleur gebruikt mag worden.
We laten dit graag zien in een (korte) demo.
Uit een document blijkt wie de afzender is, uw logo, bedrijfsnaam, organisatie gegevens en wie het document opgesteld heeft of wie we kunnen benaderen over de inhoud. Daarnaast is er vaak ook de behoefte om documenten op te kunnen stellen namens een collega of vanuit een andere vestiging of divisie, vaak als de “secretaresse functie” genoemd.
Binnen de oplossing van HQ4Word is een geïntegreerde module voor het aanmaken van 1 of meerdere gebruikersprofielen en het instellen van uw voorkeursprofiel en/of document taal.
Bij het opstellen van een gebruikersprofiel kan op uw verzoek een koppeling met uw AD (Active directory) gemaakt worden om de gegevens van de gebruiker over te nemen van de AD in een gebruikersprofiel. Zo kan de gebruiker eventuele gegevens zelf aanvullen of veranderen.
Uiteraard wilt u het beheer van uw organisatie gegevens in eigen beheer houden. U wilt snel kunnen handelen als bijvoorbeeld een telefoonnummer wijzigt of als er een wijziging in uw bezoek- of postadres plaat vind. Om deze redenen hebben we dit flexibel gemaakt. U kunt zelf divisies (juridische entiteiten) aanmaken of verwijderen of locaties muteren.
Binnen het opstellen van uw organisatie gegevens kunt u naast de tekst ook speciale opmaak voor die tekst gebruiken zoals vet, cursief, kleur verwijzingen naar thema kleuren of een afwijking in tekstgrootte, etc.
Graag versturen we documenten met al onze huisstijlkenmerken naar onze relaties. Hiervoor zorgen we dus dat alle documenten zijn uitgerust met ons logo en indien van toepassing in meer of mindere maten onze organisatie gegevens.
Met de ingebouwde PDF knop kunnen documenten opgeslagen worden als een PDF document. Hierbij worden de voor Microsoft Word meest gunstige instellingen gebruikt wat de kwaliteit van de PDF bepaald.
Uiteraard is en een functionaliteit beschikbaar waarmee u uw logo en andere huisstijlelementen aan en uit kunt zetten.
Naast het bepalen van de voor uw organisatie gewenste configuratie, eisen en wensen is het introduceren van een nieuwe oplossing voor al uw gebruikers altijd best een klus.
Vaak stellen we voor om een gebruikersgroep samen te stellen om tot de juiste eisen en wensen te komen aangevuld met de (nieuwe) huisstijlrichtlijnen. Deze groep mensen nemen we mee gedurende de ontwikkeling van het project mee en dit zijn ook vaak ook de mensen die een akkoord op de uiteindelijke configuratie kunnen geven.
Bij de uitrol van de nieuwe oplossing kunnen we u uiteraard ondersteunen. Zo bieden we de volgende support mogelijkheden:
We nemen graag onze project aanpak en de mogelijkheden met u door.
De HQ4Office producten zijn geschikt voor de geïnstalleerde versies van Microsoft Office 2016 en Office 365 / Microsoft 365.
De uitrol kan eenvoudig door uw IT organisatie worden verzorgd (lokaal of op het netwerk). Aanvullend kunnen zogenaamde policies en/of in een combinatie met een SharePoint share en OneDrive synchronisatie de uitrol vereenvoudigen.
Onze specialisten nemen graag de mogelijkheden voor de uitrol met uw IT afdeling of IT partner door om zo samen te zoeken naar de meest optimale situatie voor uw organisatie. Zo zijn ook toekomstige configuratie- en software updates eenvoudig uit te rollen.
We hopen u geïnspireerd te hebben met onze oplossingen en zien uit naar een gesprek over uw wensen.