Email handtekening en Content management
HQ4Outlook is een Microsoft Office addin die het mogelijk maakt voor gebruikers om binnen de richtlijnen van de huisstijl zelf een of meerdere email handtekeningen aan te maken en het gebruik van email sjablonen en email tekstblokken te gebruiken en beheren. Dit maakt het stroomlijnen van email communicatie eenduidig en efficiënt.
HQ4Outlook biedt gebruikers de mogelijkheid om binnen de richtlijnen van de huisstijl zelf een of meerdere email ondertekeningen (handtekeningen) aan te maken, direct binnen outlook.
Door een slim invoerscherm voor uw huisstijl richtlijnen in te richten kunnen gebruikers eenvoudig hun eigen email ondertekeningen zelf aanmaken en beheren.
Zo hebben is er bijvoorbeeld de mogelijkheid voor het gebruiken van een filter op de extentie van de te gebruiken email domeinen (in dit geval @arag.nl), het controleren van invoer van telefoonnummers, het selecteren van de juiste locatie gegevens etc.
Als optie bieden we ook aan kunnen vinken van de werktijden aan zodat het in de email ondertekening de aanwezigheid van de gebruiker direct voor de ontvanger duidelijk is en eenduidig wordt aangegeven.
HQ4Outlook biedt u de mogelijkheid voor het gebruiken en beheren van email sjablonen voor het ondersteunen van uw communicatie proces. In veel communicatie het het belang van een eenduidige uitstraling in beeld en tekst erg belangrijk daarnaast verhoogt een gestroomlijnde bibliotheek van email sjablonen het efficiënt en eenduidig werken.
Naast de mogelijkheid van het hebben van een sjablonen bibliotheek bieden wij u de optie voor een email sjabloon aan. Zo toont al uw email correspondentie in uw eigen huisstijl met lettertype, kleuren, logo’s etc. naast uw huisstijl kunnen Email sjablonen ook bijlage bevatten om zo bijvoorbeeld een inschrijf-, antwoord formulier, afbeelding etc. mee te sturen.
Naast de sjablonen bibliotheek biedt HQ4Outlook u de mogelijkheid voor het gebruiken en beheren van email tekstblokken.
Het gebruik van tekstblokken helpt u bij het opstellen van email berichten met gestandaardiseerde inhoud. Zo stelt u in een paar klikken een maatwerk offerte samen of handelt u een schade claim af. Het beheer is afgescheiden en kunt zelf u bij enkele gebruikers beleggen zonder dat u daar de IT afdeling voor hoeft lastig te vallen.
Een handige functionaliteit is dat u tekstblokken met bijlage aan kunt maken zo kunt u eenvoudig een antwoord formulier toevoegen aan uw bouwblok of een product catalogus aanleggen en gebruiken.
Gebruikers kunnen vanuit de structuur van de bibliotheken eenvoudig sjablonen en tekstblokken kiezen en gebruiken. Gebruikers die ook beheerder zijn kunnen email berichten opstellen en ook in de structuur van de bibliotheken opslaan.
Voor het inregelen van bibliotheek beheersers zijn geen ingewikkelde IT structuren of tussenkomst van de IT afdeling nodig.
Heeft u veel gebruikers die alleen gebruik maken van Oulook online zoals school organisaties, vrijwilligers kijk dan ook eens bij mailSigner, de online oplossing voor email handtekeningen.
Naast het bepalen van de voor uw organisatie gewenste configuratie, eisen en wensen is het introduceren van een nieuwe oplossing voor al uw gebruikers altijd best een klus.
Vaak stellen we voor om een gebruikersgroep samen te stellen om tot de juiste eisen en wensen te komen aangevuld met de (nieuwe) huisstijlrichtlijnen. Deze groep mensen nemen we mee gedurende de ontwikkeling van het project mee en dit zijn ook vaak ook de mensen die een akkoord op de uiteindelijke configuratie kunnen geven.
Bij de uitrol van de nieuwe oplossing kunnen we u uiteraard ondersteunen. Zo bieden we de volgende support mogelijkheden:
We nemen graag onze project aanpak en de mogelijkheden met u door.
De HQ4Office producten zijn geschikt voor de geïnstalleerde versies van Microsoft Office 2016 en Office 365 / Microsoft 365.
De uitrol kan eenvoudig door uw IT organisatie worden verzorgd (lokaal of op het netwerk). Aanvullend kunnen zogenaamde policies en/of in een combinatie met een SharePoint share en OneDrive synchronisatie de uitrol vereenvoudigen.
Onze specialisten nemen graag de mogelijkheden voor de uitrol met uw IT afdeling of IT partner door om zo samen te zoeken naar de meest optimale situatie voor uw organisatie. Zo zijn ook toekomstige configuratie- en software updates eenvoudig uit te rollen.
We hopen u geïnspireerd te hebben met onze oplossingen en zien uit naar een gesprek over uw wensen.